Crear índices en columnas de listas de SharePoint es esencial para garantizar un rendimiento óptimo y evitar problemas de rendimiento cuando la cantidad de elementos crece.
Algunos beneficios de indexar columnas:
- Superar el límite de vista de elementos (List View Threshold): SharePoint impone un límite predeterminado de 5,000 elementos por consulta para no saturar la base de datos SQL del servidor. Si tu lista supera este número y filtras por una columna no indizada, SharePoint intentará escanear la lista completa, lo que provocará un error de umbral superado. Con un índice, la consulta busca directamente en el puntero del índice sin recorrer todos los registros.
- Evitar problemas de delegación en Power Apps y Power Automate: Al conectar SharePoint con Power Apps o flujos de Power Automate, las funciones de búsqueda y filtrado (Filter, Lookup) delegan el procesamiento de datos a SharePoint. Si utilizas columnas indizadas en los filtros, las operaciones delegables responden rápidamente y devuelven el conjunto de datos completo sin caer en los límites de evaluación local.
- Mejorar la velocidad de carga de vistas y consultas: Indexar funciona como el índice al final de un libro. En lugar de leer hoja por hoja para encontrar un término, la base de datos consulta la tabla de índices, reduciendo drásticamente el tiempo de respuesta en vistas filtradas, agrupadas o con ordenamiento complejo.
Las columnas que se pueden indexar son:
- Texto de una sola línea
- Número
- Moneda
- Fecha y hora
- Opción / Elección
- Persona o Grupo
- Búsqueda / Lookup
- Sí / No (Booleano)
- Metadatos administrados
Las columnas que no se pueden indexar son:
- Texto de varias líneas
- Opción / Elección con Selección Múltiple
- Persona o Grupo con Selección Múltiple
- Búsqueda / Lookup con Selección Múltiple
- Columna Calculada
- Hipervínculo o Imagen
- Archivos adjuntos
- Datos externos
Para indexar columnas en listas de SharePoint, ingresamos al contenido del sitio, seleccionamos la lista de SharePoint, seleccionamos el icono del Engrane/Configuración de la lista.
Nos vamos al final de la página y seleccionamos Columnas indizadas.
Se pueden indexar un máximo de 20 columnas, para seleccionar la columna a indexar, seleccionamos Crear índice nuevo.
Seleccionamos la columna, podemos agregar una columna secundaria para la indexación, por último, presionamos el botón Crear.
Una vez creado el indice, se visualizará en la lista.
